Kommunikationstraining:Meetings effektiv gestalten
Schon wieder ein Meeting! Diesen Stoßseufzer vernimmt man oft in Unternehmen – vor allem, weil die meisten Besprechungen ziel- und strukturlos verlaufen. Entsprechend ineffektiv sind sie. Einige Tipps, wie Sie Meetings effektiv gestalten und sich so manchen überflüssigen Besprechungstermin ersparen.
Ein Gastbeitrag von der Unternehmensberaterin Julia Voss
So sieht der Arbeitsalltag vieler Führungskräfte und Projektmitarbeiter aus: Kaum ist ein Meeting beendet, steht schon das nächste im Kalender. Und ist dieses endlich vorbei, wurde bereits eine weitere Besprechung anberaumt. Mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen viele Führungskräfte in Meetings. Und so haben viele abends das unbefriedigte Gefühl: Ich habe heute eigentlich gar nichts geleistet – außer mit Leuten zu schwatzen!
Nicht wenige Fach- und Führungskräfte klagen über die zunehmende Meetingitis in ihren Unternehmen. Je enger und bereichsübergreifender die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, desto größer wird der Abstimmungsbedarf – und damit die Zahl der Konferenzen. Doch wahr ist auch: Viele Meetings könnten ersatzlos gestrichen werden, wenn die verbleibenden effektiver gestaltet würden. Zudem könnte ihre Dauer verkürzt werden, wenn sie nicht zuweilen wie ein Kaffeeklatsch verliefen: Mehrere Personen treffen sich und parlieren weitgehend ziel- und strukturlos miteinander. Dann gehen sie wieder auseinander, ohne dass etwas vereinbart wurde – außer dem nächsten Treffen.
Vergessen Sie nicht: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit. Entsprechend sollten sie gestaltet sein. Deshalb hierfür einige Tipps:
Tipp 1: Erstellen Sie eine Agenda und definieren Sie die Ziele.
Zugegeben, der Rat erscheint selbstverständlich, ist er aber nicht. Oft genug starten Meetings, nach dem Motto: Lasst uns loslegen. Ich muss nachher noch… Und weil dies bei den anderen Teilnehmern ähnlich ist, stürzen sich alle auf das erstbeste Thema. Wild debattieren sie darüber, ohne vorab zu klären:
Was müssen wir besprechen? Welches sind die wichtigsten/dringlichsten Themen? Welche Ziele wollen/können wir erreichen? Welches Vorgehen ist sinnvoll? Entsprechend unstrukturiert verläuft das Gespräch – nicht zuletzt weil einige Teilnehmer zwar körperlich, aber noch nicht geistig im Raum sind. Also überhören sie manches. Und entsprechend viele Rückfragen stellen sie später.
Auch haben die Teilnehmer häufig einen unterschiedlichen Kenntnisstand und unterscheiden sich in den Erwartungen. Einige möchten Nägel mit Köpfen machen, andere nur mögliche Lösungen ausloten. Verständigen Sie sich deshalb zu Beginn eines Meetings immer über die Tagesordnungspunkte (TOPs) und die damit verbundenen Erwartungen und Ziele. Auch das Vorgehen sollten Sie erörtern. Und stellen Sie einen Zeitplan auf. Dann haben alle die gewünschte Orientierung.
Tipp 2: Gehen Sie die TOPs durch und ändern Sie falls nötig die Agenda.
Das wird oft vergessen – speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere stattfanden und die Teilnehmer schriftlich eingeladen wurden. Themen können sich ändern, Dringlichkeiten auch. Gehen Sie deshlab zu Beginn eines Meetings mit den Teilnehmern die TOPs durch und sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Zielsetzungen besteht.
Tipp 3: Klären Sie die Reihenfolge der TOPs.
Wenn die Reihenfolge stimmt und die Punkte aufeinander aufbauen, können Sie viel Zeit sparen und arbeiten überdies effektiver. Aber auch, wenn zwischen den Themen kein Zusammenhang besteht, sollten Sie mit den Teilnehmern klären, in welcher Reihenfolge diese besprochen werden. Aufgrund ihrer Position im Unternehmen messen sie den Themen unterschiedliche Bedeutung bei. Deshalb besteht die Gefahr, wenn Sie sich nicht abstimmen, einige Teilnehmer zu frustrieren oder zu demotivieren. So ziemlich jeder ist nachhaltig verärgert wenn ausgerechnet sein Thema nur noch im Schnelldurchgang behandelt wird, weil auf einmal die Zeit knapp wird. Entsprechend gering ist nach dem Meeting die Motivation, Beschlüsse umzusetzen.
Tipp 4: Visualisieren Sie komplexe Zusammenhänge und halten Sie Zwischenergebnisse fest.
Bei vielen Meetings kommen Präsentationsmedien wie Flipcharts, Moderationstafeln und Projektoren nur zum Einsatz, um die Teilnehmer beispielsweise über die Ergebnisse zwischenzeitlicher Arbeitstreffen zu informieren. Werden die Vorschläge jedoch ausgearbeitet und ihre Vor- und Nachteile erörtert, stehen die Medien ungenutzt herum. Die Folge: endlose Debatten, bei denen immer wieder dieselben Argumente vorgetragen werden. Für solche Diskussionen gilt: Nicht die beste Lösung, sondern die ausdauerndsten Redner gehen als Sieger hervor. Machen Sie es anders: Nutzen Sie visuelle Hilfen und halten Sie Zwischenergebnisse darauf fest.
Tipp 5: Fixieren Sie schriftlich, wer was bis wann tut.
Oft wird in Meetings irgendwann die Zeit knapp und die Teilnehmer blicken immer häufiger auf die Uhr. Entsprechend hastig erfolgt die Maßnahmenplanung, weil jeder denkt: Den anderen wird schon klar sein, was es zu tun ist. Falsch gedacht! Tatsächlich wird das Meiste von dem alle denken, es sei beim nächsten Meeting erledigt, nicht erledigt. Entsprechend mies ist beim nächsten Meeting von Anfang an die Stimmung, weil jeder denkt: Jetzt müssen wir darüber erneut debattieren. Drum: Kollegen benennen und deren Aufgaben aufschreiben!
Tipp 6: Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und holen Sie ein Feedback ein. Danken Sie den Teilnehmern für ihre Arbeit.
Weil bei vielen Meetings die Zeit aus dem Ruder läuft, eilen die Teilnehmer danach auseinander wie eine aufgeschreckte Rinderherde. Weder werden die Teilnehmer für ihre Arbeit gelobt, noch werden sie auf Dinge hingewiesen, die nicht optimal verliefen. Auch erhalten sie nicht die Chance, sich positiv oder negativ über den Verlauf des Meetings zu äußern. Auch eine Zusammenfassung dessen, was geleistet oder erreicht wurde, erfolgt nicht. Die Folge: Jeder kehrt an seinen Arbeitsplatz zurück und das wars. Unnötig! Siehe Tipp 6.”
